Cómo obtener la Tarjeta Consular Colombiana en EE.UU. (si no tienes documentos)

Obtener la Tarjeta de Registro Consular de Colombia en Estados Unidos puede ser todo un desafío si la persona no cuenta con ningún documento de identificación. Esta tarjeta consular certifica que un ciudadano colombiano se ha registrado en su consulado y funciona como identificación en el exterior (por ejemplo, en algunos estados de EE.UU. sirve como soporte para tramitar la licencia de conducir​). Incluye foto, huella, firma y otros datos clave en inglés y español, y tiene una vigencia de cinco años​. 

Veamos el caso de una ciudadana colombiana (llamémosla Ana) que, sin documentos en mano, logra paso a paso obtener su Tarjeta Consular en EE.UU. Aunque describimos su experiencia, el relato está en tercera persona. Esta guía práctica también brinda consejos para la visita al consulado, soluciones para conseguir un registro civil de nacimiento de Colombia, y lineamientos generales válidos en todos los consulados colombianos de Estados Unidos.

Paso 1: Entender los requisitos y beneficios de la Tarjeta Consular

Antes de ir al consulado, Ana se informa sobre qué es la Tarjeta Consular y qué requiere obtenerla. Según el Decreto 642 de 2014, para expedir la Tarjeta de Registro Consular un adulto debe presentarse en persona en el consulado y mostrar una cédula de ciudadanía o pasaporte colombiano vigente​, además de un comprobante de domicilio en EE.UU. Como Ana no tiene cédula ni pasaporte, comprende que primero deberá conseguir algún comprobante de su nacionalidad colombiana para cumplir con estos requisitos. También toma nota de la necesidad de llevar un documento que pruebe su dirección actual dentro de la jurisdicción consular (por ejemplo, un recibo de servicios, contrato de arrendamiento o carta a su nombre de los últimos 3 meses)​.

¿Por qué vale la pena obtener la Tarjeta Consular? Ana descubre que la Tarjeta de Registro Consular tiene varias utilidades para los colombianos en el exterior. Ha sido reconocida gradualmente ante autoridades locales y entidades privadas en distintos países​. Por ejemplo, lee que sirve como soporte de identificación al sacar una licencia de conducción en EE.UU. y en gestiones bancarias en muchos lugares​. Si bien no reemplaza al pasaporte para viajar, es un documento auxiliar muy útil en la vida diaria, especialmente si uno carece de identificación estadounidense. Con esta información, Ana se convence de iniciar el proceso pese a los trámites necesarios.

Paso 2: Obtener el Registro Civil de Nacimiento colombiano

Ana debe comprobar que es colombiana sin tener documentos. La solución es conseguir su Registro Civil de Nacimiento de Colombia, que es el documento base que acredita su ciudadanía. Este registro es esencial para tramitar tanto la cédula como la tarjeta consular​. Así es como Ana procede:

• Contacto con familiares o Registraduría: Ana se comunica con sus familiares en Colombia para solicitar una copia de su registro civil de nacimiento en la notaría o Registraduría donde fue inscrito su nacimiento. Proporciona los datos necesarios: nombres completos, fecha y lugar de nacimiento, y los nombres de sus padres, para que localicen la partida. Si el lector no tiene familiares que lo ayuden, podría acudir a un abogado o gestor en Colombia, o informarse sobre trámites en línea de la Registraduría Nacional para colombianos en el exterior.
• Solicitud a través del consulado (si aplica): En algunos casos, si el nacimiento fue inscrito originalmente en un consulado colombiano (es decir, si la persona nació fuera de Colombia y sus padres registraron el nacimiento en el consulado), se puede pedir la copia directamente en ese mismo consulado​. Sin embargo, Ana nació en Colombia, así que su familia debe obtener la copia allá. Ellos acuden a la oficina de registro civil correspondiente y solicitan una copia autenticada del registro civil de nacimiento de Ana.
• Apostilla del documento: Obtenido el registro civil, los familiares llevan el documento a apostillar (colocar la Apostilla de La Haya) ante la Cancillería o entidad competente en Colombia. La apostilla certifica la autenticidad del documento para que sea reconocido internacionalmente, algo requerido para que el consulado en EE.UU. lo acepte.
• Envío del registro civil: La familia de Ana envía por correo seguro la copia original apostillada del registro civil hasta donde ella reside en EE.UU. Es importante que Ana reciba el documento original apostillado, ya que el consulado no aceptará simples fotocopias de un documento de identidad tan fundamental.

Si estás en la situación de Ana, inicia este trámite lo antes posible. Obtener y enviar el registro civil puede tardar algunas semanas. Mientras esperas, trata de averiguar tu número de cédula o NUIP (Número Único de Identificación Personal) si alguna vez tuviste uno, ya que podría ser necesario más adelante​. Ese número suele aparecer en registros civiles emitidos recientemente; si no, quizás un familiar lo recuerde o puedas consultarlo con la Registraduría.

Paso 3: Tramitar la Cédula de Ciudadanía (o pasaporte) en el consulado

Con el registro civil en mano, Ana debe obtener una identificación oficial con foto emitida por Colombia, ya que el consulado le exigirá una cédula o pasaporte vigente para darle la tarjeta consular. Al no tener ninguno, decide solicitar una cédula de ciudadanía en el consulado. Los consulados colombianos pueden tramitar cédulas para sus connacionales en el exterior – ya sea expedición por primera vez o duplicados en caso de pérdida​.

Así es como Ana lleva esta situación:

1. Agendar la cita: Ana programa una cita en el consulado colombiano más cercano para el trámite de “Cédula de Ciudadanía”. (La mayoría de consulados permiten agendar en línea; en algunos casos, también atienden por orden de llegada ciertos días. Ana verifica el procedimiento específico en la web del consulado de su ciudad). Si es posible pre-registrar datos en línea, completa ese formulario electrónico para agilizar la atención.
2. Reunir requisitos: Ana reúne los documentos necesarios para la solicitud de cédula:
• Su registro civil de nacimiento original y apostillado, que probará su nacionalidad colombiana (indispensable en caso de primera cédula).
• Fotografías tipo pasaporte: aunque algunos consulados toman la foto digitalmente, otros piden llevar 3 fotos recientes, a color, tamaño 4x5 cm, fondo blanco​. Ana lleva un juego de fotos por si las necesita.
• Conocer su RH y grupo sanguíneo: Es un requisito saber el tipo de sangre para la cédula​. Ana ya averiguó el suyo (lo encontró en un examen médico antiguo).
• Medio de pago: Si va a sacar un duplicado (porque perdió su cédula anterior), habrá que pagar una tarifa consular. Ana se entera que el duplicado cuesta alrededor de USD $64 en el consulado​. Prepara un money order por el monto indicado, ya que muchos consulados no aceptan efectivo.
• Número de cédula (si lo tiene): En la solicitud de cédula le preguntarán el número anterior. Ana por fortuna encontró una fotocopia vieja de su cédula perdida y tiene ese número. (Si no lo tuviera, igual la Registraduría puede buscarlo con sus datos personales).
3. En el consulado – solicitud de cédula: El día de la cita, Ana llega temprano al consulado (ver Paso 5: Consejos prácticos más abajo). Al ser atendida, explica que necesita reponer su cédula pero no tiene documento vigente para identificarse. Entrega su registro civil de nacimiento como prueba de ciudadanía. El funcionario consular busca en el sistema sus datos y confirma su número de cédula existente (o crea un nuevo registro si fuera su primera cédula). Ana entrega las fotos requeridas (aunque en este consulado resultó que le toman foto en vivo, siempre es útil llevar) y proporciona su grupo sanguíneo. Luego firma formularios de solicitud y coloca sus huellas dactilares en el sistema. Finalmente, adjunta el comprobante de pago de la tarifa (en caso de duplicado) o se beneficia de la gratuidad de la primera cédula si es su caso​.
4. Obtención de la “contraseña”: Tras completar la solicitud, el consulado le devuelve sus documentos originales y le entrega a Ana una “contraseña”. La contraseña es un comprobante temporal de que la cédula está en trámite​. Contiene su foto, nombre y número de identificación. El funcionario le explica que su nueva cédula física (tarjeta amarilla con hologramas, o la nueva cédula digital) será producida en Colombia y enviada al consulado, lo cual tardará entre 1 y 3 meses aproximadamente​
   . Le indicarán que esté pendiente para recogerla personalmente cuando llegue.
• Opcional – Pasaporte: Dado que Ana necesita urgentemente una identificación con foto y no quiere esperar meses hasta la cédula, aprovecha la visita para tramitar también un pasaporte colombiano. Con su registro civil y la contraseña de cédula, cumple los requisitos para solicitar pasaporte: cuando no se puede presentar la cédula, es obligatorio llevar la contraseña original junto con el registro civil de nacimiento​. Así que Ana llena la solicitud de pasaporte, le toman la foto en ventanilla (no hace falta llevar fotos para pasaporte)​, y paga la tarifa correspondiente. Le informan que el pasaporte estará listo en unas semanas y que podrá retirarlo en persona o recibirlo por correo certificado. Tener un pasaporte vigente le servirá como identificación oficial mientras espera la cédula y la tarjeta consular. Este paso es opcional, pero muy recomendado si uno no tiene otro documento de identidad válido.

Al concluir este paso, Ana ya habrá gestionado la reobtención de su identidad colombiana: su cédula está en camino (con prueba en mano de la contraseña) y posiblemente su pasaporte en trámite. ¡Ya está lista para solicitar la Tarjeta Consular como tal!

Paso 4: Solicitar la Tarjeta de Registro Consular

Con un documento de identidad colombiano en proceso (y al menos la constancia temporal de la contraseña, o su pasaporte pronto a recibirse), Ana procede a inscribirse en el consulado para obtener la Tarjeta Consular. En muchos consulados, es posible hacer este registro el mismo día que se realizan otros trámites. Después de tramitar la cédula, Ana solicita al funcionario registrar sus datos en el consulado y expedir su Tarjeta de Registro Consular.

Proceso para la Tarjeta Consular:

• Formulario de registro consular: El funcionario le facilita a Ana un formulario de Registro de Matrícula Consular para llenar con sus datos. (Algunos consulados también ofrecen este formulario en línea; si Ana lo hubiera llenado antes, ahorraría tiempo). En el formulario consigna su información personal, número de cédula, dirección y contacto en EE.UU., etc.
• Documentos requeridos: Ana presenta los documentos necesarios para respaldar la expedición de la tarjeta:
• Identificación colombiana: Muestra su pasaporte colombiano vigente (que tramitó) o, en su defecto, la contraseña de cédula junto con el registro civil de nacimiento para acreditar su identidad. Oficialmente, se exige cédula o pasaporte para mayores de edad​. Si uno aún no tiene la cédula en físico pero ya la tramitó, lo ideal es esperar a tener el pasaporte o pedir la tarjeta consular al recibir la contraseña, según criterio del consulado.
• Comprobante de domicilio: Entrega también un recibo de luz reciente y una carta bancaria dirigida a su domicilio, cumpliendo con la condición de mostrar correspondencia de los últimos tres meses a su nombre​. Esto confirma que Ana reside dentro de la jurisdicción de ese consulado.
• Emisión de la tarjeta: El funcionario verifica la información y procede a expedir la Tarjeta Consular. Le toma a Ana una fotografía (puede usarse la misma foto del pasaporte/cédula o tomar una nueva en ese momento) y captura su huella y firma digitalmente si el sistema lo requiere. En poco tiempo, imprimen la Tarjeta de Registro Consular, la cual contiene su nombre, número de cédula, foto, y dirección, entre otros datos. Este documento se le entrega sin costo alguno al ciudadano​ – no hay que pagar por la tarjeta consular.
• Entrega: Dependiendo del consulado, la tarjeta se entrega en el momento o más tarde ese mismo día. En la mayoría de casos, es inmediata dado que se imprime en la oficina. Ana recibe su nueva Tarjeta Consular ese mismo día, feliz de ver que ya cuenta con un documento de identidad local. La tarjeta tendrá una validez de 5 años a partir de la fecha de expedición (la fecha de vencimiento aparece en la tarjeta)​. Le explican que para renovarla en cinco años necesitará presentar nuevamente su cédula o pasaporte vigente y actualización de dirección.

Con este paso, Ana ha conseguido su Tarjeta Consular Colombiana. Junto con su pasaporte (y su cédula en cuanto llegue), por fin vuelve a tener documentos que acreditan su identidad y nacionalidad.

Paso 5: Consejos para la visita al consulado

Ir al consulado puede implicar esperas largas y varios trámites. Basándonos en la experiencia de Ana, aquí van algunos consejos útiles para que tu visita sea lo más llevadera y exitosa posible:

• Agenda una cita temprano (o llega con antelación): Si el consulado de tu zona trabaja con citas previas, trata de conseguir la primera hora de la mañana. Si atienden por orden de llegada, es recomendable estar en la fila antes de que abran. Las mañanas suelen ser menos concurridas, y así podrás terminar tus trámites antes.
• Lleva copias de tus documentos: Haz fotocopias de todos los documentos importantes: pasaporte, identificación colombiana (si la tienes), registro civil, comprobantes de domicilio, etc. En los consulados a veces piden quedarse con una copia de ciertos documentos, y es mejor tenerlas listas para no depender de encontrar una fotocopiadora. También lleva un par de copias extra de tus fotos tipo carnet por si hicieran falta.
• Formularios completos de antemano: Revisa en la página web del consulado si tienen formularios descargables (por ejemplo, formulario de pasaporte, de registro consular, etc.). Si es posible, imprime y llena estos formularios en casa con calma. Esto reduce errores y ahorra tiempo el día de la cita.
• Medios de pago adecuados: Infórmate sobre cómo se deben pagar los trámites. Muchos consulados colombianos en EE.UU. no aceptan efectivo por seguridad; en su lugar piden Money Orders, cheques de cajero o pagos con tarjeta. Por ejemplo, el pasaporte suele pagarse con money order a nombre del consulado. Llega con el medio de pago correcto para no tener que salir a buscarlo a último minuto.
• Prepárate para esperar: Incluso con cita, podrías pasar un buen rato esperando tu turno o a que se procesen tus documentos. Ana llevó una botella de agua y unos bocadillos (fruta, galletas) en su cartera para mantenerse cómoda durante la espera. No todos los consulados tienen cafetería o máquinas expendedoras accesibles, así que llevar algo de comer es buena idea, especialmente si vas a estar toda la mañana allí.
• Entretenimiento y carga tu celular: El tiempo de espera se siente más corto si tienes algo con qué distraerte. Lleva un libro, auriculares para escuchar música o podcasts, o utiliza tu teléfono (muchos consulados ofrecen Wi-Fi para visitantes). Eso sí, lleva tu cargador portátil o asegúrate de que el celular esté cargado, pues podrías necesitarlo para revisar correos de confirmación de cita, mostrar comprobantes de pago, etc. Si vas con niños, carga con juguetes o actividades para ellos.
• Vestimenta cómoda y apropiada: No se exige vestimenta formal para ir al consulado, pero ten en cuenta que probablemente te tomarán foto para la cédula o pasaporte. Viste de forma presentable (evita camisetas con textos ofensivos o ropa demasiado descubierta). Un tip: no uses camisa blanca, ya que las fotos suelen tener fondo blanco y podrías lucir “flotando” en la foto; mejor opta por colores suaves. Usa zapatos cómodos porque podrías estar de pie un rato.
• Estacionamiento o transporte: Investiga con anticipación las opciones de estacionamiento si vas en auto, o la ruta de transporte público si lo prefieres. Las sedes consulares suelen estar en zonas céntricas donde el estacionamiento es limitado o caro. Ana optó por ir en transporte público para evitar el estrés de estacionar, y así llegó más tranquila.
• Mantén la calma y sé amable: El personal consular atiende a cientos de personas y trámites diversos cada semana. Si algo no sale a la primera (un documento que falta, un pago mal hecho), trata al funcionario con respeto y explica tu situación; ellos te orientarán en cómo solucionarlo. Una actitud cordial y paciente puede incluso hacer que te den alguna consideración especial si la necesitas. Ana notó que siendo respetuosa, el personal estuvo más dispuesto a guiarla paso a paso cuando tuvo dudas.

Siguiendo estos consejos, tu visita al consulado será más eficiente y menos estresante. Ana, por ejemplo, en su segunda visita para recoger el pasaporte aplicó estos tips y terminó su diligencia en pocos minutos.

Paso 6: Seguimiento después del trámite

Tras obtener la Tarjeta Consular (y haber gestionado su cédula y pasaporte), a Ana le quedan algunos pasos finales para completar el ciclo de documentación:

• Consultar el estado de la cédula: Ana revisa periódicamente en la página de la Registraduría Nacional el estado de producción de su cédula​. Los consulados le indicaron que también puede ingresar al enlace de “Consulte el estado de su cédula” en la web. En cuanto ve que aparece como “lista para entregar”, contacta al consulado para confirmar que su cédula física ya llegó. (En algunos consulados, ellos mismos te llaman o envían email cuando llega la cédula). Con su contraseña y tarjeta consular en mano como identificación, Ana acude de nuevo al consulado a reclamar su cédula. La entrega de la cédula es personal; nadie más puede recogerla por ti​.
• Retirar el pasaporte: Si Ana dejó pendiente recoger el pasaporte, va por él en la fecha indicada. Algunos consulados devuelven el pasaporte el mismo día por la tarde; otros toman unos días. Es importante no olvidar retirarlo (los pasaportes no reclamados podrían ser cancelados después de cierto tiempo).
• Guardar copias de todo: Ahora Ana tiene su Tarjeta Consular, su pasaporte y pronto su cédula de ciudadanía. Toma la precaución de fotocopiar estos documentos y guardarlos en casa. También escanea cada documento y almacena una copia digital segura (por ejemplo, en una carpeta protegida en la nube o en una USB guardada). Esto es invaluable en caso de pérdida o robo futuro, ya que facilitará los trámites de reposición teniendo los números y datos a la mano.
• Mantener actualizada la inscripción consular: Ana sabe que si cambia de domicilio dentro de EE.UU. o se muda a otro estado, debe actualizar sus datos en el consulado. Esto se hace fácilmente: puede acercarse al nuevo consulado de su jurisdicción con su cédula/pasaporte y solicitar la actualización de dirección, o a veces hacerlo en línea en la página de registro consular​. Mantener tus datos actualizados ayuda a que el consulado te apoye mejor (por ejemplo, para enviar información electoral, avisos de emergencias, etc.).
• Uso de la Tarjeta Consular: Con su Tarjeta Consular en mano, Ana comienza a utilizarla en situaciones cotidianas. Por ejemplo, al abrir una cuenta bancaria local pudo presentarla junto a otra identificación, y en algunas oficinas la aceptan como prueba de residencia. Sabe que la validez y reconocimiento de la tarjeta pueden variar: no es un documento universal como el pasaporte, y depende de las alianzas que el consulado haya logrado localmente​. Aun así, está contenta de tener un documento más que la identifica como colombiana residente en el extranjero. De hecho, se enteró de que en Houston la policía local reconoció oficialmente la Tarjeta Consular como identificación válida tras una presentación del consulado​. Poco a poco, más autoridades entienden qué es este documento gracias a esas gestiones consulares.

Lineamientos generales para todos los consulados colombianos en EE.UU.: Si bien esta historia es un caso particular, las normas y pasos descritos son aplicables en cualquier consulado de Colombia en Estados Unidos. A modo de resumen, ten en cuenta estos puntos generales:

• Debes presentarte en persona: Trámites como cédula, pasaporte y tarjeta consular no se pueden hacer por internet ni por correo, y nadie más puede ir en tu lugar (excepto padres para documentos de sus hijos menores). Prepárate para ir al consulado las veces que sea necesario.
• Identificación necesaria: Para inscribirte y obtener la Tarjeta Consular, las oficinas consulares exigen que presentes cédula de ciudadanía o pasaporte vigente si eres mayor de edad​. Si no cuentas con ninguno, primero tendrás que tramitar la cédula (ya sea por duplicado en caso de pérdida, o por primera vez si acabas de cumplir 18) con tu registro civil​. Todos los consulados ofrecen el servicio de duplicado de cédula para quienes la han extraviado​, así como registro de cédula por primera vez para jóvenes que llegan a la mayoría de edad en el exterior – este último sin costo​. Sin este paso, no podrán darte la tarjeta consular ni un pasaporte.
• Comprobante de domicilio local: Es un requisito universal. Solo quienes residen dentro de la jurisdicción de un consulado pueden registrarse allí. Por ejemplo, alguien viviendo en Florida no puede sacar la tarjeta consular en el consulado de Nueva York; debe hacerlo en el de Miami. Lleva un comprobante de domicilio reciente a tu nombre cada vez, pues te lo pedirán para casi todos los trámites consulares en EE.UU.
• Sistema de citas y horarios: Verifica el horario de atención del consulado que te corresponde (suelen ser de lunes a viernes, de mañana hasta temprano en la tarde). La mayoría opera con un sistema de citas en línea – en la página oficial encontrarás un enlace para programar tu cita​. Algunos consulados han anunciado jornadas sin cita para ciertos trámites​, pero eso puede cambiar; es mejor asegurarse con antelación. Asimismo, estate atento a jornadas móviles o sábados consulares en tu región, en caso de que vivas lejos de la sede consular.
• Tiempo de entrega de documentos: Ten en cuenta los tiempos: la cédula de ciudadanía tardará varias semanas en llegar al consulado porque la elabora la Registraduría en Colombia​. El pasaporte tarda menos, por lo general entre una semana y un mes, según la demanda (algunas sedes lo envían a hacer a una central en Estados Unidos). La Tarjeta Consular suele ser inmediata o de entrega muy rápida, ya que se imprime localmente. Planifica en base a estos tiempos, especialmente si necesitas viajar o hacer algún trámite migratorio en EE.UU.
• Costo de los trámites: La Tarjeta Consular es gratuita para el usuario​. No te cobrarán nada por registrarte y recibirla. Sin embargo, otros trámites tienen costos: un duplicado de cédula cuesta aproximadamente USD $64 en 2023​, y un pasaporte colombiano alrededor de USD $145 (estos valores pueden cambiar). Siempre consulta la sección de “Costos y Medios de Pago” del consulado para saber las tarifas vigentes en dólares y cómo pagarlas.

Siguiendo estos lineamientos y los pasos detallados, cualquier colombiano en Estados Unidos – incluso si comienza sin documentos – puede obtener nuevamente sus identificaciones y en particular la Tarjeta Consular Colombiana. Tomará algo de dedicación y paciencia, pero como vimos con Ana, es un proceso factible: empezó de cero, consiguió su registro civil, tramitó su cédula y pasaporte, y finalmente obtuvo su Tarjeta Consular. Ahora, con este documento en mano, Ana tiene una identificación válida que le brinda tranquilidad y reconocimiento como colombiana en el exterior. ¡Tú también puedes lograrlo con esta hoja de ruta y el apoyo de tu consulado colombiano!